e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? E-Ticaret Satıcısı İçin Adım Adım

e-Fatura başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura uygulamasına kayıt olmanız demek. E-ticaret satıcısı için bu kayıt yalnız kurumsal müşteriye fatura kesmek için gerekmez. Tebliğe göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmanın şartlarından biri de e-Fatura uygulamasına dahil olmaktır.

Bu yazıda dört soruyu cevaplıyoruz: kim geçmek zorunda, zorunlu değilseniz gönüllü geçiş ne zaman mantıklı, GİB Portalı mı özel entegratör mü ve başvuru hangi sırayla yapılır. Son bölümde, kayıttan sonra e-ticaret sitenizde neyin değiştiğini anlatıyoruz. Faturayı kesme adımları ayrı bir yazının konusu: e-Fatura ve e-Arşiv fatura nasıl kesilir.

Kim e-Fatura mükellefi olur? E-ticaret satıcısı için eşik

Geçiş zorunluluğu 509 Sıra No.lu Tebliğ'in dipnotlu güncel metninde IV.1.4 bölümünde sayılır. Listede akaryakıt, sağlık, otel gibi sektörlere özgü satırlar da var. E-ticaret satıcısını ilgilendiren üç satır şunlar:

İkinci satırdaki ifade tebliğde "kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda" satış yapanlar olarak geçiyor. Yani yalnız kendi sitenizi değil, pazaryerlerinden yaptığınız satışı da kapsayan bir tanım. Satışlarınızın bu tanıma girip girmediğini mali müşavirinizle teyit edin.

Örnek: Hesap döneminiz takvim yılı. 2026 brüt satış hasılatınız internet satışı eşiğini geçti. Bu durumda başvuru ve geçiş hazırlığının 1 Temmuz 2027'ye kadar bitmesi gerekir. Tebliğ, bu satıcıların aynı süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmesini istiyor.

e-Fatura kayıtlı iki mükellef arasında, e-Arşiv ise bireysel müşteri dahil kayıtlı olmayan alıcıya kesilir; iki belgenin farkını ayrı bir yazıda ele alıyoruz.

Eşiğin altında kalmanız kâğıt faturaya dönebileceğiniz anlamına gelmez. Tebliğe göre e-Arşiv'e dahil olmayan mükellefler de 2026'dan itibaren faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenler. Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 2027. Bu yükümlülük, e-Fatura başvurusu yapmadan GİB'in e-Arşiv portalından da yerine getirilebilir. Ayrıntılar kesim yazısının zorunluluk bölümünde.

Zorunlu değilseniz: gönüllü e-Fatura geçişi

Tebliğ bu kapıyı açık bırakıyor: "Bu Tebliğle belirlenen hadlerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde e-Fatura uygulamasından yararlanabilir." Bu hak yalnız şirketlere tanınmış değil. GİB'in e-Fatura sayfasına göre gerçek kişilere de 416 Sıra No.lu Tebliğ ile e-Fatura'ya dahil olma hakkı tanındı. Yani şahıs işletmeniz varsa siz de başvurabilirsiniz.

E-ticaret satıcısı için gönüllü geçişin mantıklı olduğu üç durum:

• Kurumsal alıcılarınız e-Fatura ile çalışıyor: Siz de kayıtlı olursanız, tebliğ gereği aranızdaki faturaların tamamı e-Fatura olur ve belge alıcıya GİB üzerinden ulaşır.
• Siparişten otomatik fatura istiyorsunuz: Bir entegratör üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv birlikte kurulur. Mağaza ya da ön muhasebe programınız siparişin faturasını bu altyapıyla keser.
• Eşiğe yaklaşıyorsunuz: Mali mühür, başvuru ve entegratör hazırlığı zaman alır. Zorunlu tarihe birkaç hafta kala başlamak riskli.

Gönüllü geçişin bir sonucunu da bilin: Tebliğ, isteğe bağlı olarak e-Fatura'ya geçenlerin e-Arşiv uygulamasına da geçmesini istiyor (IV.2.4.1). Kayıtlı satıcılardan aldığınız faturalar da artık size e-Fatura olarak gelir, bu yüzden gelen kutusunu düzenli takip etmeniz gerekir. Karar vermeden önce mali müşavirinize danışın.

GİB Portalı mı, özel entegratör mü?

Tebliğin V.1 bölümü e-Fatura'dan yararlanmanın üç yolunu tanımlar. GİB'in başvuru sayfasına göre başvuru sırasında bunlardan birini seçmeniz zorunlu.

İzin alan kuruluşlar GİB'in özel entegratörler listesinde yayımlanıyor. Bir firmayla anlaşmadan önce listede olup olmadığına bakın. Doğrudan entegrasyonun yükü ağır: GİB'in başvuru sayfasına göre BİS raporu isteniyor ve entegrasyonun, başlama yazısından itibaren en geç bir yıl içinde tamamlanması gerekiyor.

Mubido'nun fatura bağlantıları entegratör ve ön muhasebe hesaplarıyla çalışır. GİB Portalı'na bağlantı yoktur. Canlı mağazalarda kullanılanlar Sovos, BizimHesap, Paraşüt ve Trendyol E-Faturam. n11faturam, Logo İşbaşı ve BirFatura bağlantıları da hazır. Portal yöntemini seçerseniz sipariş faturalarını portalda elle kesmeye devam edersiniz. Entegratör seçerken bu yüzden şu soruyu da sorun: mağazam ve pazaryeri kanallarım bu hesaba bağlanabiliyor mu?

e-Fatura başvurusu adım adım

Şirket kuruluşu ve vergi kaydı tamamsa başvuru altı adımda ilerler. Kayıt öncesi belgeler için e-ticarete başlarken gerekli belgeler yazısına bakın.

1. Sicil bilgilerinizi kontrol edin. Mali mühür başvurusunda yetkili bilgileri MERSİS'teki ve GİB sicilindeki kayıtlarla karşılaştırılıyor. GİB'in duyurusundaki hata mesajlarının çoğu kurum yetkilisinin bu kayıtlarda bulunmamasından çıkıyor. Eksik varsa önce MERSİS'te ya da vergi dairenizde düzeltin.
2. Elektronik sertifikayı edinin. Tüzel kişiler mali mühür kullanır. Gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika (NES) ya da mali mühür kullanabilir. Aynı duyuruya göre mali mühür başvurusu 21 Ocak 2025'ten beri TÜBİTAK Kamu SM'nin online başvuru ekranından yapılıyor. Mali mühür için GİB'e kâğıtla yapılan başvurular o tarihten beri işleme alınmıyor.
3. Yöntemi seçin. GİB Portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Siparişlerinizin faturası otomatik kesilecekse entegratörü bu adımda belirleyin.
4. Başvuruyu imzalayıp gönderin. 20 Aralık 2024 tarihli duyuruya göre e-Fatura başvuru ekranı ebelgebasvuru.gib.gov.tr/e-fatura adresinde. Başvuru elektronik sertifikayla yapılır. Mali mühür ya da e-imzanız henüz elinize ulaşmadıysa GİB'in 2023 duyurusu İnteraktif Vergi Dairesi'ndeki "İşlem Başlat / e-Defter ve e-Belge İşlemleri" menüsünü gösteriyor.
5. Hesabın aktive olmasını bekleyin. GİB'in başvuru sayfası özel entegratör yöntemi için dilekçenin yanında başvuru formu ve taahhütnameyi, mali mühür taahhütnamesini ve imza sirkülerini sayıyor. Kullanıcı hesabınız, entegratör tanımlayana kadar aktive edilmiyor. e-Arşiv başvuru sayfasına göre e-Arşiv'i de entegratör üzerinden kullanacaksanız GİB'e ayrıca başvurmanız gerekmiyor.
6. Kaydınızı doğrulayın. Hesabınız aktif olunca unvanınız GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde görünür. Size satış yapan firmalar ve fatura yazılımları, e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceklerini bu kayda bakarak belirler.

Başvuru sonrası e-ticaret sitenizde ne değişir?

Kayıt tamamlandığında fatura, siparişin bir adımına dönüşür. Mağaza tarafında şunlar hazır olmalı:

• Ödeme adımında fatura bilgisi: Müşteri bireysel ya da kurumsal fatura seçer. Kurumsal seçerse firma adını, vergi numarasını ve vergi dairesini girer. Belge türü bu bilgiye göre belirlenir.
• Belge türünü sistem seçer: Mubido her faturada alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına bakar. Sonuca göre e-Fatura ya da e-Arşiv'i kendisi seçer, siz seçmezsiniz.
• Başlangıç tarihi: Faturalamayı açtığınız tarihten önceki siparişler kapsam dışında kalır. Panel, kaç siparişin hariç tutulacağını önceden gösterir.
• Pazaryeri siparişleri: Her kanal için faturayı Mubido'nun mu, pazaryerinin mi keseceğini seçersiniz. Mubido kestiğinde fatura bağlantısı Hepsiburada, Trendyol, n11 ve İdefix'teki siparişe kendiliğinden işlenir.
• Müşteriye belge: Sağlayıcı faturanın PDF'ini döndürdüğünde, mağaza siparişlerinde fatura müşteriye e-postayla gider. Müşteri aynı belgeyi sipariş bağlantısından da indirebilir.
• Kargo bilgisi: e-Arşiv faturasında zorunlu olan "gönderiyi taşıyan" alanı, siparişin kargo firmasından otomatik doldurulur.
• Birden çok şirket: Birden fazla şirketiniz varsa her biri kendi adına fatura keser.

Bu ayarlar Mubido'da Finans → Fatura Ayarları ve Fatura Entegrasyonları ekranlarında yapılır. Kurulum sırası e-Fatura kesme yardım sayfasında, özelliklerin tamamı fatura ve kargo sayfasında anlatılıyor. Sovos kullanacaksanız bağlantıda istenen GB ve PK etiketlerini Sovos ile e-Fatura kesme yazısında açıkladık.

Kayıttan sonraki ilk hafta: sık yapılan 5 hata

Aşağıdakiler, mağazaları fatura sağlayıcısına bağlarken gördüğümüz hatalar:

1. Serileri karıştırmak. Bir kurulumda e-Fatura serisi alanına e-Arşiv ön eki yazılmıştı. Entegratör, kurumsal alıcıya kesilen faturayı reddetti. Sağlayıcınız seri tanımı istiyorsa e-Fatura ve e-Arşiv serilerini ayrı ayrı, doğru alana girin.
2. VKN uyuşmazlığı. Mağazadaki şirket kaydının vergi numarası, entegratör hesabındakiyle birebir aynı olmalı. Aksi halde mükellef sorgusu yanıltıcı sonuç verebilir.
3. Aynı siparişi iki yerden faturalamak. Ön muhasebe programınız ya da pazaryeri paneli de otomatik fatura kesiyorsa, her kanal için tek taraf seçin.
4. "Kesildi" yazısına güvenip kontrol etmemek. Bazı ön muhasebe programları API'den gelen faturayı önce taslak olarak açar. İlk faturaların gerçekten kesildiğini sağlayıcının kendi panelinden doğrulayın.
5. Canlı hesapta deneme faturası kesmek. e-Fatura ve e-Arşiv gerçek mali kayıttır ve iptal süreye bağlıdır. İlk faturayı gerçek bir siparişte, elle kesin. İptal kuralları kesim yazısının iptal bölümünde.