E-Ticarete Başlarken Gerekli Belgeler: Şirket, ETBİS ve Sözleşmeler

E-ticaret sitesi kurmak için gerekenler listesi teknik kısımla bitmez. Alan adından ve ödeme altyapısından önce işletmenizin bir vergi kaydına, sitenizin de tüketiciye karşı yayımlaması gereken metinlere ihtiyacı vardır. Ardından iki kayıt gelir: Ticaret Bakanlığı'nın ETBİS'i ve gerekiyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun VERBİS'i.

Bu yazı, kendi sitesinden satmaya hazırlanan bir işletme için gerekli belgeleri üç grupta topluyor, her birinin dayandığı maddeyi gösteriyor ve doğru sırayı veriyor. Oran, tutar ve süre yazmıyoruz, çünkü bunlar değişir. Her başlıkta güncel metne bağlantı var.

E-ticaret için gerekli belgeler üç gruba ayrılır

Listeyi üç gruba ayırınca neyin kimden alındığı netleşir. Birinci grup işletmenizi tanımlar, ikinci grup sitenizde yayımlanır, üçüncü grup resmî sistemlere yapılan kayıtlardır.

Ürününüze göre ek belge de gerekebilir. Gıda, kozmetik, takviye edici gıda, oyuncak ya da elektrikli ürün satıyorsanız ilgili kurumların izin, kayıt ya da uygunluk şartlarını ayrıca araştırın.

Önce vergi kaydı: şahıs şirketi, limited şirket ya da muafiyet

Satış yapacak bir işletmenin ilk belgesi vergi kaydıdır. Sanal POS başvurusu, fatura kesmek ve sitedeki satıcı bilgileri bu kayda dayanır.

• Şahıs şirketi: Tek kişilik işletmeler için yaygın başlangıç yoludur. Vergi levhası işletme sahibinin adına çıkar.
• Limited ya da anonim şirket: Ticaret siciline tescil edilir, ticaret unvanı ve MERSİS numarası alır. Ortaklı yapılarda ve büyüme planında tercih edilir; belge seti daha uzundur.
• Esnaf muaflığı: Evde kendi el emeğiyle üretilen ürünler için dar kapsamlı bir yoldur. Hazır ürün alıp satmak bu anlatımlarda yer almıyor. Koşullarını bireysel sanal POS yazısının vergi bölümünde anlattık.

Hangi yolun size uyduğu ciro beklentinize, ortaklık yapınıza ve sattığınız ürüne bağlıdır. Bu kararı mali müşavirinizle verin. Vergi oranları ve eşik tutarları değişebildiği için burada yazmıyoruz.

Sitede görünmesi gereken satıcı bilgileri

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun'un 3. maddesi, hizmet sağlayıcının sözleşme kurulmadan önce alıcıya bazı bilgileri sunmasını ister:

• alıcıların kolayca ulaşabileceği şekilde ve güncel olarak "tanıtıcı bilgilerini",
• sözleşmenin kurulması için izlenecek teknik adımları,
• sözleşme metninin saklanıp saklanmayacağını ve alıcının ona sonradan erişip erişemeyeceğini,
• veri girişindeki hataları belirleme ve düzeltme araçlarını,
• uygulanan gizlilik kurallarını ve varsa alternatif uyuşmazlık çözüm yollarını.

Tanıtıcı bilgilerin ne olduğunu Elektronik Ticaret Aracı Hizmet Sağlayıcı ve Elektronik Ticaret Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik'in 5. maddesi ayrıntılandırıyor. Özetle tacirler için ticaret unvanı, MERSİS numarası ve merkez adresi; esnaf için ad-soyad, vergi kimlik numarası ve adres; her ikisi için de KEP adresi, e-posta ve telefon gibi iletişim bilgileri isteniyor. Maddenin tam ve güncel hâlini Resmî Gazete'deki metinden kontrol edin.

Pratikte bu bilgiler sitenin alt bilgisinde ya da iletişim sayfasında görünür, sözleşme metinlerinde de aynen tekrarlanır. Sanal POS başvurusunda değerlendirme ekibinin ilk baktığı yerlerden biri de burasıdır: vergi levhasındaki unvan, sitedeki unvan ve IBAN sahibi aynı olmalıdır. Başvuru öncesi sitede olması gereken sayfaları sanal POS başvurusu rehberinde ayrıca listeledik.

Mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formu

İnternetten tüketiciye yapılan satış Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'ne tabidir. Yönetmelik iki ayrı metin ister: siparişten önce verilen ön bilgilendirme ve sözleşmenin kendisi. Mesafeli satış sözleşmesi bu yüzden tek başına yetmez; ön bilgilendirme formu da sipariş onaylanmadan önce görünmelidir.

• Ön bilgilendirme (m.5): Ürünün temel nitelikleri, satıcının kimliği ve iletişim bilgileri, vergiler dahil toplam fiyat, ödeme ve teslimat bilgileri, cayma hakkının koşulları ve şikâyet yolları gibi bilgiler tüketici siparişi vermeden önce sunulur.
• Biçim (m.6): Bilgiler "açık, sade ve okunabilir" biçimde verilir. Yönetmelik, bilgilerin tüketiciye yazılı olarak ya da kalıcı veri saklayıcısıyla ulaştırılmasını da düzenler.
• Cayma hakkı (m.9) ve istisnaları (m.15): Tüketici belirli bir süre içinde gerekçe göstermeden sözleşmeden cayabilir. Kişiye özel üretilen, çabuk bozulabilen ya da ambalajı açıldıktan sonra iadesi sağlık ve hijyen açısından uygun olmayan ürünler gibi istisnalar 15. maddede sayılır. Süreyi ve istisnaların tam listesini yönetmelik metninden okuyun; sözleşmenize kendi ürününüze uyanları yazın.
• Bilgilerin saklanması ve ispat (m.20): Satıcı, mesafeli sözleşmelere ilişkin işlem bilgilerini yönetmelikte belirtilen süre boyunca saklar. Madde, satıcının ispat yükümlülüğünü de düzenler.

Sık yapılan hata, başka bir siteden kopyalanmış sözleşmeyi satıcı bilgileri boş ya da yanlış hâlde yayımlamaktır. Sözleşmedeki unvan, adres ve vergi numarası sizin kaydınızla aynı olmalı. Cayma ve iade koşulları da gerçekten uyguladığınız süreçle örtüşmelidir.

ETBİS kaydı: kim, ne zaman, nereden?

Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS), Ticaret Bakanlığı'nın elektronik ticaret yapanları kaydettiği sistemdir. Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi ve Bildirimi Yükümlülükleri Hakkında Tebliğ'in 5. maddesi, sayılan kişilerin "faaliyete başlamadan önce" ETBİS'e kayıt olacağını söylüyor. Listenin ilk sırasında "Kendilerine ait elektronik ticaret ortamında faaliyet gösteren hizmet sağlayıcılar" var. Yani kendi sitenizden satacaksanız kayıt satıştan önce yapılır.

• Nereden: Tebliğin 8. maddesine göre bildirimler "e-Devlet kapısı üzerinden ETBİS'e yapılır." Gerçek kişiler kendileri ya da yetkili temsilcileri, tüzel kişiler yetkili temsilcileri aracılığıyla işlem yapar.
• Tutarlılık: Kayıtta işletmenize ve sitenize ait bilgileri girersiniz. Bunların sitedeki künyeyle ve vergi kaydınızla aynı olması gerekir.
• Değişiklikler: Tebliğ, kayıtlı bilgilerde değişiklik olduğunda bunun bildirilmesini de istiyor (m.7). Bildirim süresini güncel metinden kontrol edin.
• Pazaryerinde de satıyorsanız: Tebliğ, pazaryeri gibi aracı hizmet sağlayıcılar için ayrı bir bent içeriyor. Pazaryerinde satan işletmenin durumunu tebliğin güncel metninden ya da mali müşavirinizden teyit edin; kendi siteniz için kayıt yükümlülüğü ayrıca geçerlidir.

KVKK: aydınlatma metni ve VERBİS

Sipariş alan her site ad, adres, telefon ve e-posta gibi kişisel verileri işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu noktada iki ayrı yükümlülük getirir.

• Aydınlatma (m.10): Veri toplanırken kişiye şunlar bildirilir: veri sorumlusunun kimliği, verinin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi, kişinin 11. maddedeki hakları. Hazır metinlerde en kolay gözden kaçan kısım hukuki sebep ve aktarım bilgisidir. Siparişte adres kargo firmasıyla, ödeme bilgisi ödeme kuruluşuyla paylaşılır; metniniz bu aktarımları anlatmalıdır.
• VERBİS (m.16): Kanun, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin "veri işlemeye başlamadan önce" Veri Sorumluları Siciline kaydolmasını ister. Aynı madde, Kurul'un objektif kriterlere göre kayıt zorunluluğuna istisna getirebileceğini söylüyor. Kaydın sizin için zorunlu olup olmadığını Kurul'un güncel istisna kararlarından ya da danışmanınızdan teyit edin.
• Çerezler: Sitede reklam ve analitik etiketleri kullanıyorsanız çerez metninizde bunları ayrıca anlatın ve tercih seçeneklerinin gerçekten çalıştığını kontrol edin.

Kampanya e-postası ve SMS için önceden onay

6563 sayılı Kanun'un 6. maddesi açık: "Ticari elektronik iletiler, alıcılara ancak önceden onayları alınmak kaydıyla gönderilebilir." Onay yazılı olarak ya da elektronik iletişim araçlarıyla alınabilir. Aynı madde iki istisna sayıyor. Alıcı iletişim bilgisini kendisi verdiyse, aldığı ürünle ilgili değişiklik, kullanım ve bakım iletileri için ayrıca onay alınmaz. Esnaf ve tacirlere de önceden onay alınmadan ticari ileti gönderilebilir.

Uygulamada ayrım şudur: sipariş onayı ve kargo bildirimi kampanya iletisi değildir, indirim duyurusu ise öyledir. Ödeme sayfasındaki "kampanyalardan haberdar olmak istiyorum" kutusunu müşteri kendisi işaretlemeli, verdiği onayın kaydı da saklanmalıdır. Onayların merkezi kaydına ilişkin İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülüğünüzü güncel düzenlemeden kontrol edin.

Belgeler hazırsa: sanal POS ve e-Arşiv fatura

Vergi kaydı, site metinleri ve ETBİS tamamlanınca iki operasyonel adım kalır.

• Sanal POS: Ödeme kuruluşları ve bankalar kimlik, vergi levhası, şirketse imza belgeleri ve işletme adına IBAN gibi belgeler ister. Site tarafında da yukarıdaki metinlerin yayında olmasını bekler. Belge listesini ve başvuru adımlarını sanal POS başvurusu yazısında anlattık.
• Fatura: Her satış faturalanır. Hangi işletmenin e-Fatura ya da e-Arşiv kullanmak zorunda olduğu tebliğlerle belirlenir ve eşikler değişir. Güncel kuralları e-Fatura ve e-Arşiv rehberinde derledik. Kendi geçiş tarihinizi mali müşavirinizle netleştirin.

Pazaryerinde de satmayı düşünüyorsanız iki kanalın maliyet farkını kendi siteniz mi, pazaryeri mi yazısında karşılaştırdık.

Doğru sıra: başlangıç kontrol listesi

Adımların sırası önemlidir. Bir sonraki adım çoğu zaman bir öncekinin çıktısını ister: sanal POS başvurusu yayındaki siteyi, site metinleri de vergi kaydındaki unvanı bekler.

1. Vergi kaydı ve işletme adına banka hesabı
2. Alan adı, site, künye ve iletişim bilgileri
3. Ön bilgilendirme, mesafeli satış, cayma ve iade, KVKK, gizlilik ve çerez metinleri
4. ETBİS kaydı (e-Devlet üzerinden)
5. VERBİS yükümlülüğünün kontrolü
6. Sanal POS başvurusu
7. e-Arşiv ya da e-Fatura kurulumu ve uçtan uca test siparişi

Mubido'da sözleşme ve politika sayfaları

Mubido'da açılan mağazalarda ön bilgilendirme formu, mesafeli satış sözleşmesi, cayma hakkı, iade politikası, KVKK aydınlatma metni, gizlilik ve çerez politikası ile kullanım koşulları şablon olarak gelir. Sözleşmelerdeki satıcı bilgileri (unvan, vergi numarası, adres, iletişim) mağazanın fatura ve künye ayarlarından doldurulur; bilgiyi orada güncellediğinizde sözleşmelere de yansır. Şablon bir başlangıç noktasıdır. Metni ürününüze, iade sürecinize ve veri işleme pratiğinize göre bir hukukçuya kontrol ettirin.

Kurulumun kapsamını online mağaza sayfasında görebilirsiniz. Altyapı seçerken bu metinlerin nasıl yönetildiğine de bakın; ölçütleri e-ticaret altyapısı nasıl seçilir yazısında topladık.