e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber

e-Fatura, alıcı da Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlıysa kesilen; e-Arşiv fatura ise alıcı bu sisteme kayıtlı değilse — bireysel müşteri ya da e-Fatura kullanmayan bir firma — kesilen elektronik faturadır. İkisini de kesmenin yolu aynıdır: ya GİB'in ücretsiz portalını kullanırsınız ya da GİB'den izin almış bir özel entegratör (Sovos, Uyumsoft, eLogo gibi) ya da ona bağlı bir muhasebe/e-ticaret yazılımı üzerinden kesersiniz. Faturayı keserken alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol eder, belgeyi doldurur, onaylar ve alıcıya iletirsiniz.

Bu rehberde iki belgenin farkını, 2026 itibarıyla kimin e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda olduğunu (GİB tebliğine dayanarak), fatura kesmenin üç yolunu, adım adım kesim sürecini, iptal kurallarını ve bir e-ticaret siparişinde faturanın otomatik nasıl kesildiğini anlatıyoruz.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark

İkisi de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir; farkı alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiği belirler (GİB e-Fatura, GİB e-Arşiv):

	e-Fatura	e-Arşiv fatura
Kime kesilir?	e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılara	Kayıtlı olmayan mükelleflere ve bireysel (nihai) tüketicilere
Nasıl iletilir?	GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna	E-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak; internet satışlarında elektronik ortamda
Alıcı reddedebilir mi?	Ticari senaryoda evet (belirli süre içinde)	Ret mekanizması yok; iptal ve iade yoluyla düzeltilir
Format	UBL-TR	UBL-TR
Kontrol ne zaman yapılır?	Keserken alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığına bakılır	Aynı kontrol; alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv seçilir

Pratik kural: kesmeden önce alıcının VKN'sini ya da TCKN'sini GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde kontrol edersiniz. Listede varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesersiniz. Tebliğe göre satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır.

Kimler e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda? (2026)

Zorunluluklar 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde düzenlenir. GİB'in yayımladığı tebliğin dipnotlu güncel metnine göre e-ticaret satıcısını ilgilendiren başlıca kurallar şunlar:

• Brüt satış hasılatı 2022 veya sonraki bir hesap döneminde 3 milyon TL ve üzeri olanlar e-Fatura'ya geçmek zorundadır. Geçiş, eşiğin aşıldığı yılı izleyen yılın temmuz ayı başından itibaren yapılır.
• Kendi internet sitesinden ya da pazaryeri gibi aracı sitelerden mal veya hizmet satanlar için eşik daha düşüktür: 2022 veya sonraki bir hesap döneminde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı. Bu satıcılar e-Fatura'ya ve e-Arşiv'e birlikte geçer.
• e-Fatura kullanıcıları e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara e-Arşiv fatura keser.
• e-Arşiv'e dahil olmayan mükellefler için 1 Ocak 2026'dan itibaren faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmek zorundadır. Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için geçiş bir yıl ertelendi: 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3 bin TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olmak zorunda, 1 Ocak 2027'den itibaren ise tutarına bakılmaksızın tüm faturalar (589 Sıra No.lu Tebliğ, RG 31.12.2025).

Son madde önemli bir değişikliktir: 2026 itibarıyla bilanço esasına göre defter tutan bir işletme, e-Fatura mükellefi olmasa bile kâğıt fatura yerine e-Arşiv düzenlemek zorundadır. Bu kural, GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden yerine getirilebilir.

e-Fatura kesmenin üç yolu

Tebliğ, e-belge uygulamalarından yararlanmanın üç yöntemini tanımlar: GİB portal yöntemi, özel entegratör yöntemi ve doğrudan entegrasyon yöntemi (509 Sıra No.lu Tebliğ, V.1. bölüm).

Yöntem	Nasıl çalışır?	Kime uygun?
GİB portalı	GİB'in ücretsiz web portalında faturayı elle oluşturur ve gönderirsiniz.	Ayda az sayıda fatura kesen işletmeler
Özel entegratör	GİB izinli bir kuruluşun portalı ya da web servisi üzerinden kesersiniz; muhasebe veya e-ticaret yazılımınız bu servise bağlanabilir. Genellikle kontör ya da paketle ücretlendirilir.	Düzenli satış yapan, faturayı siparişten otomatik kesmek isteyen işletmeler
Doğrudan entegrasyon	Kendi bilgi işlem sisteminizi GİB'e doğrudan bağlarsınız; GİB'den ayrıca izin gerekir.	Kendi BT altyapısı olan büyük işletmeler

GİB portalı hakkında bilgi GİB e-Fatura portalı sayfasında, izinli kuruluşların güncel listesi özel entegratörler listesinde yer alıyor. Paraşüt ya da BizimHesap gibi ön muhasebe programları da faturayı arka planda bir entegratör üzerinden keser; programın arayüzünü kullanırsınız ama belge yine GİB'e bu yolla ulaşır.

E-ticaret satıcısı için belirleyici soru şudur: günde kaç sipariş faturalanacak? Birkaç tane ise portal yeterlidir. Her gün düzenli sipariş geliyorsa, her faturayı elle yazmak hem zaman kaybıdır hem de 7 günlük süreyi kaçırma riskini artırır.

Adım adım: e-Fatura ve e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

Portal ya da entegratör hangisi olursa olsun, bir fatura aynı adımlardan geçer:

1. Alıcıyı kontrol edin. VKN veya TCKN ile alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığına bakın. Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv seçilir. Entegratörler bu kontrolü genellikle otomatik yapar.
2. Senaryoyu ve fatura tipini seçin. e-Fatura'da temel veya ticari senaryo; fatura tipi olarak satış, iade, istisna ya da tevkifat.
3. Alıcı bilgilerini girin. Unvan veya ad soyad, VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres.
4. Kalemleri ve KDV'yi girin. Ürün ya da hizmet adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı; varsa iskonto ve istisna kodu.
5. İnternet satışı bilgilerini ekleyin (e-Arşiv). Tebliğe göre internetten yapılan satışlarda e-Arşiv faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderiyi taşıyanın unvanı ve VKN/TCKN'si ile gönderim tarihi yer almalı; faturada "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi bulunmalıdır.
6. Önizleyin, onaylayın ve imzalayın. Tutarları ve alıcı bilgisini son kez kontrol edin. GİB portalında bu adım portalın kendi imzalama ve onay araçlarıyla, özel entegratör kullanıyorsanız entegratörün sisteminde tamamlanır.
7. Alıcıya iletin. e-Fatura GİB üzerinden alıcının kutusuna kendiliğinden gider. İnternet satışına ait e-Arşiv faturayı alıcıya elektronik ortamda (genellikle e-posta ile) iletmeniz gerekir.

Bir e-ticaret siparişinde bu adımların neredeyse tamamı sipariş verisinde zaten vardır: alıcı adı ve adresi, ürünler, KDV oranları, ödeme şekli, kargo firması. Faturayı elle kesmek, aslında bu bilgileri bir ekrandan diğerine taşımaktır.

Fatura ne zaman kesilmeli? 7 gün kuralı

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir (VUK). Bu süre aşılırsa fatura hiç düzenlenmemiş sayılabilir; bu yüzden kesim zamanını bir alışkanlığa değil, bir kurala bağlamak gerekir.

E-ticarette en yaygın üç tercih şunlardır: ödeme alındığında, kargoya verildiğinde ya da teslim edildiğinde. Teslimde kesmek, cayma ve iade ihtimalinin en düşük olduğu an olduğu için iptal ve iade faturası sayısını azaltır. Ama teslimat gecikirse 7 günlük süre sıkışabilir; bu nedenle "tetikleyici olay gecikirse ödemeden X gün sonra yine de kes" türünde bir güvenlik ağı koymak iyi bir uygulamadır.

Somut bir örnek: pazartesi ödemesi alınan bir sipariş çarşamba kargoya veriliyor ve cuma teslim ediliyor. Faturayı teslimde kesmeyi seçtiyseniz fatura cuma kesilir ve süre rahattır. Ama kargo bir hafta gecikir ya da müşteri paketi şubeden geç alırsa teslim tarihi ileri kayar; bu durumda faturanın hiç kesilmeden unutulmaması için ödeme tarihine bağlı bir üst sınır koymak gerekir. Aynı mantık iade için de geçerlidir: teslimden sonra cayma hakkıyla dönen üründe ilk fatura iptal edilmez, iade faturası kesilir.

Kesilen e-Fatura ve e-Arşiv nasıl iptal edilir?

• e-Arşiv fatura: Ret mekanizması yoktur; hatalı ya da iptal edilen satışta fatura, kestiğiniz portal veya entegratör üzerinden iptal edilir.
• Ticari senaryolu e-Fatura: Gönderen taraf faturayı tek başına iptal edemez. Alıcı faturayı 8 gün içinde reddederse iptal sonucu doğar; bu sürede reddedilmeyen fatura kabul edilmiş sayılır (Sovos).
• Temel senaryolu e-Fatura: İptal talebi GİB'in iptal/itiraz sistemi üzerinden yapılır ve karşı tarafın onayıyla sonuçlanır.
• Ürün iadesi: Satış gerçekleşmiş ve ürün geri gelmişse iptal değil, iade faturası düzenlenir; iade faturası orijinal faturaya referans verir.

Tebliğe göre e-belgelere ilişkin iptal ve itiraz bildirimlerinin 1 Mayıs 2021'den bu yana elektronik ortamda GİB'e bildirilmesi zorunludur (509 Sıra No.lu Tebliğ, V.10. bölüm).

E-ticaret siparişinde e-Fatura otomatik nasıl kesilir?

Mubido'da fatura, sipariş ekranından çıkmadan kesilir. Sağlayıcı bir kez bağlanır, sonrasında belge siparişin kendi verisinden üretilir. Adımları e-Fatura kesme yardım sayfamızda ekran ekran gösterdik; özetle:

1. Sağlayıcıyı bağlayın. Finans → Fatura Entegrasyonları bölümünden Sovos, Paraşüt veya BizimHesap seçilir ve erişim bilgileri girilir. Bilgiler şifreli saklanır.
2. Satıcı künyesini doldurun. Unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres; aynı bilgiler mağazanın sözleşme sayfalarında da kullanılır.
3. İlk faturayı elle kesin. Sipariş detayında "Fatura Kes" ile. Sistem alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığına bakar; kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenler. Numara ve PDF siparişe bağlanır.
4. Tetikleyiciyi seçin. İlk başarılı faturadan sonra otomatik kesim açılır: teslim edildiğinde (önerilen), kargoya verildiğinde ya da ödeme alındığında. Tetikleyici gecikirse ödemeden belirli gün sonra devreye giren bir güvenlik ağı tanımlanabilir.

Sovos bağlantısında e-Arşiv faturaya internet satışı bilgileri (web adresi, sipariş numarası, ödeme şekli ve ödeme tarihi) siparişten eklenir, kesilen e-Arşiv panelden iptal edilebilir. Ödemesi iade edilen siparişte iade faturası, orijinal faturaya referansla otomatik kesilir. Paraşüt ve BizimHesap bağlantıları da canlıda çalışıyor; panelde Trendyol e-Faturam, n11faturam, Logo İşbaşı ve BirFatura seçenekleri de bulunuyor. Kargo ve faturanın birlikte nasıl işlediğini fatura ve kargo sayfamızda anlattık.

Sovos kullanıyorsanız, hem Sovos portalında elle kesimi hem de siparişten otomatik kesimi Sovos'ta e-Fatura nasıl kesilir? yazımızda ayrıntılı anlattık. Yeni bir e-ticaret sitesi kuruyorsanız fatura düzeninin sanal POS başvurusundan önce oturması gerekir; sıralamayı Sanal POS nedir? yazımızda açıkladık.

Pazaryeri siparişlerinde fatura nasıl yüklenir?

Pazaryerinde satılan ürünün faturasını da satıcı keser; pazaryeri yalnızca faturanın siparişe yüklenmesini ister. Trendyol ve n11 fatura bağlantısını, Hepsiburada paket faturası bilgisini bekler. Faturayı entegratörde kesip bağlantısını her pazaryerinin paneline elle yüklemek, sipariş sayısı arttıkça ayrı bir iş yükü hâline gelir.

Mubido'da pazaryeri siparişleri de aynı sipariş ekranına düşer; bu siparişlerin faturası kesildiğinde fatura bilgisi Trendyol, Hepsiburada ve n11'e otomatik ya da tek tıkla iletilebilir. Böylece mağaza ve pazaryeri siparişleri aynı fatura akışından geçer, 7 günlük süre de tek yerden izlenir. İnternet satışına ait faturada gönderiyi taşıyanın unvanı ve vergi numarası da yer almalıdır. Trendyol e-Faturam ve Paraşüt gibi bağlantılarda bu bilgi doğrulanmış bir kargo firması kaydından eklenir; kargo firması belirlenemezse fatura yanlış bilgiyle kesilmez, durdurulur ve sebebi panelde görünür.

Sıkça sorulan sorular

e-Fatura nasıl kesilir?

Önce alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olduğunu doğrularsınız. Ardından GİB portalı ya da özel entegratörünüzün ekranında senaryo ve fatura tipini seçer, alıcı bilgilerini ve kalemleri girer, önizleyip onaylarsınız. e-Fatura GİB üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna iletilir.

e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse e-Arşiv kesilir. Alıcı bilgileri ve kalemler girilir; internet satışlarında web adresi, ödeme şekli ve tarihi, kargo firmasının unvanı ve VKN'si ile gönderim tarihi eklenir. Onaylanan fatura alıcıya elektronik ortamda, genellikle e-posta ile iletilir.

e-Fatura mükellefi değilim, hangi faturayı keserim?

GİB tebliğine göre 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda. Basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için bu kural 1 Ocak 2027'de başlıyor; o tarihe kadar 3 bin TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olmalı. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

Online fatura kesmek ücretsiz mi?

GİB'in portalı ücretsizdir. Özel entegratörler ise genellikle kontör veya paket karşılığı çalışır; muhasebe ve e-ticaret yazılımları bu servisleri kendi arayüzleri üzerinden kullandırır.

Fatura kesmek için kaç gün süre var?

Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.

Kesilen e-Fatura iptal edilebilir mi?

Ticari senaryoda alıcı faturayı 8 gün içinde reddederek iptal sonucunu doğurabilir; gönderen tek başına iptal edemez. Temel senaryoda iptal GİB'in iptal/itiraz sistemi üzerinden talep edilir. e-Arşiv fatura ise kesildiği portal veya entegratör üzerinden iptal edilir. Ürün iade edildiyse iptal yerine iade faturası düzenlenir.

Şahıs şirketi e-Fatura kesebilir mi?

Evet. Zorunluluk kapsamındaki şahıs şirketleri zaten e-Fatura kullanıcısıdır; kapsam dışındakiler de isteğe bağlı olarak geçebilir. Kesim yöntemi aynıdır: GİB portalı veya özel entegratör.