Aynı Ürünü İki Yerde Satarken Stok Nasıl Tutulur? Oversell'i Önlemek

Stok senkronizasyonu, aynı ürünü birden fazla yerde (kendi mağazanızda, Trendyol'da, Hepsiburada'da, dükkândaki kasada) satarken stok sayısının her kanalda aynı kalmasıdır. Senkron koptuğunda ortaya oversell çıkar: elinizde tek adet kalmış ürün iki kanalda birden satılır ve siparişlerden birini iptal etmek zorunda kalırsınız.

Bu yazıda aşırı satışın nereden doğduğunu, pazaryerinde ve mevzuatta ne anlama geldiğini, tampon stokla riski nasıl küçülteceğinizi ve mağaza kurulumlarında gördüğümüz sessiz hataları anlatıyoruz. Baştan söyleyelim: hiçbir sistem aşırı satışı yüzde yüz engelleyemez. Amaç riski küçültmek ve olduğunda hızlı fark etmektir.

Oversell nedir, neden olur?

Oversell (aşırı satış), elinizdeki stoktan fazlasını satmanızdır. Çok kanallı satışta neredeyse her zaman bir zaman farkından doğar. Bir kanalda satış olur, diğer kanal bunu biraz sonra öğrenir. Aradaki pencerede ikinci kanal hâlâ eski stoğu gösterir.

Bir satışın diğer kanala ulaşması dört adımdan geçer:

1. Satış: Müşteri, örneğin Trendyol'da son adedi alır.
2. Siparişin fark edilmesi: Entegrasyon siparişi pazaryerinden çeker. Çoğu pazaryerinde bu, belli aralıklarla yapılan bir sorgudur; anlık değildir.
3. Stoğun düşmesi ve gönderim: Stok merkezde düşer, değişiklik diğer kanallara gönderilmek üzere sıraya girer.
4. Pazaryerinin işlemesi: Hepsiburada ya da n11 güncellemeyi alır, kendi sırasında işler ve ilanı günceller.

Her adım saniyeler ile dakikalar arasında sürer. Toplam pencere kısaldıkça risk azalır ama sıfıra inmez. Aynı dakikada iki kanaldan gelen son ürün siparişini hiçbir entegrasyon tamamen önleyemez.

Oversell'in bedeli: iptal, pazaryeri yaptırımı ve yasal yükümlülük

Aşırı satışın sonucu neredeyse her zaman bir iptaldir. İptalin bedeli ise siparişin tutarından büyüktür.

• Pazaryeri yaptırımı: Pazaryerleri tedarik edemediğiniz siparişi ayrıca izler. Trendyol Akademi'de bu konuya ayrılmış Tedarik Edememe Sebebiyle Sipariş İptali ve Eksik-Kusurlu-Yanlış Ürün Gönderiminin Olumsuz Sonuçları başlıklı bir eğitim var. Eğitimin içeriği satıcı girişiyle açıldığı için yaptırımın ayrıntısını burada aktarmıyoruz. Güncel kuralları satıcı panelinizden ve sözleşmenizden okuyun.
• Yasal yükümlülük: Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin Resmî Gazete'de yayımlanan metninde (Madde 16) satıcıdan, siparişi yerine getiremeyeceğini öğrendiği tarihten itibaren üç gün içinde tüketiciye bildirmesi ve tahsil ettiği tüm ödemeleri en geç on dört gün içinde iade etmesi isteniyor. Aynı fıkra şunu da söylüyor: "Malın stokta bulunmaması durumu, mal ediminin yerine getirilmesinin imkânsızlaşması olarak kabul edilmez." Yani stokta kalmamış olması satıcıyı sorumluluktan kurtarmaz. Yönetmeliğin güncel hâlini mevzuat.gov.tr üzerinden kontrol edin; somut bir uyuşmazlıkta avukatınıza danışın.
• Feed ve reklam: Google Merchant Center, açılış sayfanızdaki stok durumuyla ürün verinizdeki stok durumunun aynı olmasını istiyor. Stok durumu yardım sayfasına göre bunlardan birinde uyuşmazlık olması ürünün reddedilmesine yol açıyor.
• Müşteri: Siparişi iptal edilen müşteri çoğu zaman ikinci kez denemez. Olumsuz değerlendirme ise ilanın altında kalır.

Tek stok havuzu: stoğu tek yerde tutun

Aşırı satışın kalıcı ilacı, stoğun tek bir yerde tutulması ve diğer her kanalın bu sayıyı okumasıdır. Excel'de, pazaryeri panelinde ve site yönetiminde ayrı ayrı sayı tutulan bir düzende senkron hiçbir zaman tam oturmaz.

Tek havuzda üç kavramı ayırmak gerekir:

• Toplam stok: Raftaki adet.
• Ayrılmış (rezerve) stok: Siparişi alınmış ama henüz kargoya çıkmamış adet.
• Satılabilir stok: Toplam eksi ayrılmış. Kanallara gönderilmesi gereken sayı budur.

Birden fazla deponuz varsa (ana depo, dükkân, tedarikçi) hangi kanalın hangi depodan satacağını da baştan belirleyin. Dükkândaki son ürün pazaryerine "var" diye gidiyorsa, kasada satıldığı an internetteki sipariş boşa düşer.

Web mağazasında ödeme adımına ayrıca dikkat edin. Kartla ödemesi yarım kalan sepet stoğu ayırır. Bu ayırma bir süre sonra çözülmezse ürün yapay olarak tükenmiş görünür. Ödemesiz sepeti hiç ayırmazsanız da aynı ürün iki kişiye satılabilir.

Pazaryerinde satıp kendi mağazanızı yeni açıyorsanız stok havuzunu göç sırasında kurmak en temiz yoldur. Adımları Trendyol'daki ürünleri kendi mağazanıza taşıma yazısında anlattık.

Senkron gecikmesi ve tampon stok

Pencereyi kısaltmanın bir sınırı var. Geriye bir araç kalır: tampon (güvenlik) stoğu. Tampon, pazaryerine gerçek stoğunuzdan birkaç adet eksik göstermektir. Rafta beş adet varken pazaryerine üç göstermek gibi. Son iki adet yalnız tek kanaldan satılır; pencere içinde ikinci kanaldan gelen sipariş karşılıksız kalmaz.

Tamponun bedeli kaçan satıştır. Bu yüzden her ürüne aynı tamponu koymak yerine şu ayrımı yapın:

Tampon için evrensel bir sayı yok. Ürünün satış hızına, kanalların sipariş çekme sıklığına ve kampanya takviminize göre siz belirlersiniz. Son birkaç haftada iptal ettiğiniz siparişlere bakmak iyi bir başlangıçtır: iptaller hangi ürünlerde toplanıyorsa tampon oradan başlar.

Stok neden düşmüyor? Sahada gördüğümüz sessiz hatalar

Aşırı satışların çoğu senkron yavaş olduğu için değil, senkron çalışmadığı hâlde çalışıyor sanıldığı için olur. Mağaza kurulumlarında ve pazaryeri bağlantılarında tekrar tekrar karşılaştığımız durumlar şunlar:

• Sipariş satırı ürüne bağlanamıyor: Pazaryerinden gelen siparişteki stok kodu ya da barkod sizdeki ürünle eşleşmezse stok hiç düşmez ve kimse fark etmez. Bir vakada pazaryeri, ilanda stok kodu tanımlı olmadığı için sipariş satırına gerçek kod yerine alanın adını yazıyordu; eşleşme barkoda bakılarak düzeldi. Kod düzeni için SKU nedir yazısına, her varyanta benzersiz barkod vermek için ürün gruplama rehberine bakın.
• "Girilmemiş" ile "sıfır" aynı görünüyor: Bir varyantın hiç stok kaydı yoksa sistem bunu sıfır sayar ve pazaryerine 0 gönderir. Göçten ya da yeni beden ekledikten sonra ilanın kendiliğinden kapanmasının sebebi çoğu zaman budur.
• Yer tutucu stok: Bazı satıcılar pazaryerinde "bitmesin" diye çok büyük sayılar girer. Kanallar birbirine bağlandığında bu sayı gerçek stok sanılır ve diğer kanallara da yayılır. Bağlamadan önce stokları gerçek değere çekin.
• Bölünen paket iki kez sayılıyor: Pazaryerinde bir siparişi paketlere böldüğünüzde ana paket ve yeni paketler ayrı kayıt olarak gelir. Entegrasyon bölünmeyi tanımazsa stok iki kez düşer. Bu kez hata ters yöndedir: ürün rafta durur ama satışa kapanır.
• Tedarikçi dosyasından kalkan ürün: Besleme senkronlarının çoğu yalnız dosyada gördüğü kalemi günceller. Tedarikçi bir ürünü XML'den kaldırdığında o ürün son bilinen stokla satışta kalabilir. XML ile çalışıyorsanız XML ile ürün aktarma yazısındaki kontrolleri düzenli yapın.
• "Gönderildi" sanılan güncelleme: Kanalda fiyat ya da stok senkronu kapalıyken panelde girilen değer pazaryerine hiç gitmeyebilir. Bir güncellemenin gerçekten kabul edildiğini ancak pazaryerinden geri okuyarak bilirsiniz.

Eşleşme sorunlarının bir kısmı ilanı açarken başlar. Kategori ve marka tarafını kategori ve marka eşleştirme yazısında ele aldık.

Oversell riskini azaltan kontrol listesi

Kanalları bağlamadan önce ve bağladıktan sonra düzenli yapılacak sekiz adım:

1. Stoğu tek yerde tutun; pazaryeri panelinde elle stok değiştirmeyi bırakın.
2. Her varyanta benzersiz stok kodu ve barkod verin; pazaryerindeki ilanla aynı olduğunu kontrol edin.
3. Kanalları bağlamadan önce yer tutucu ve eksi stokları düzeltin.
4. Her kanalın hangi depodan sattığını belirleyin.
5. Hızlı satan ve son adetli ürünlere tampon koyun; kampanya günlerinde artırın.
6. Pazaryerinde iptal edilen siparişin stoğu geri getirdiğini bir test siparişiyle doğrulayın.
7. Pazaryerinin stok güncellemesini kabul ettiğini görün; ret varsa nedenini okuyun.
8. Haftada bir, rastgele birkaç ürünün stoğunu raf, site ve pazaryerinde yan yana karşılaştırın.

Aşırı satış yine de olduysa müşteriye hemen haber verin, ödemeyi iade edin, iptali pazaryeri panelinden yapın ve stoğu hangi adımda kaçırdığınızı not edin. Aynı hata ikinci kez gelmesin.

Mubido'da stok senkronu nasıl çalışır?

Mubido'da stok, ürün varyantı ve depo bazında tek kayıtta tutulur. Siparişe ayrılan adet ayrıca izlenir ve kanallara satılabilir stok gider. Akış şöyle:

• Satış, iptal, iade, elle düzeltme, depo transferi ya da tedarikçi beslemesiyle stok değişince ürün, bağlı pazaryeri ilanlarına gönderilmek üzere sıraya girer.
• Pazaryeri siparişleri 5 dakikada bir çekilir. Sipariş geldiğinde stok o kanalın bağlı deposundan düşer ve diğer kanallara gider.
• Bir gönderim kaçarsa diye bütün kanallar günde dört kez baştan eşitlenir. Pazaryeri güncellemeyi kabul ya da reddettiğinde bildirim alırsınız.
• Web siparişinde stok önce ayrılır, ödeme gelince kesin düşer. Ödemesi tamamlanmayan online siparişin ayırdığı stok, ayarlanan süre dolunca kendiliğinden serbest kalır.
• Pazaryerinde iptal edilen sipariş panele de iptal olarak düşer ve stok geri gelir. Stok, siparişe ayrılmış adedin altına indirilemez.
• Yeni bağlanan bazı kanallar güvenli "izleme" modunda açılır. Bu modda o kanala stok yazılmaz, yalnız sipariş okunur.

Sınırı da açıkça yazalım: aynı dakikalarda iki kanaldan gelen son ürün siparişini Mubido da tamamen önleyemez. Risk küçülür ama sıfırlanmaz. Böyle bir durumda pazaryeri siparişinin iptalini pazaryerinin kendi panelinden yaparsınız. Özelliklerin tamamı stok yönetimi sayfasında, depo ve kanal ayarları stok ve çoklu depo rehberinde.