Altyapı Sözleşmesinden Çıkarken: Veri Sahipliği ve Çıkış Maddeleri

E-ticaret altyapısı seçerken herkes girişi konuşur: kurulum ne kadar sürer, hangi pazaryerleri bağlı, aylık ne ödenir. Çıkışı soran azdır. Oysa bir gün altyapınızı değiştirmek isterseniz, o günün ne kadar zor geçeceğini bugün imzaladığınız e-ticaret altyapısı sözleşmesi belirler.

Bu yazı belirli bir sağlayıcı hakkında değil. Hangi altyapıyı kullanırsanız kullanın, veri sahipliği, alan adı, görseller, ödeme ve pazaryeri hesapları ile fesih maddeleri için sağlayıcınıza sormanız gereken soruları bir araya getirdik. Sonunda aynı soruları kendimize de soruyor, Mubido'nun cevaplarını tablo hâlinde veriyoruz.

Kilitlenme nereden doğar?

Bir altyapıya "kilitlenmek", ayrılmak istediğiniz hâlde ayrılmanın maliyetinin kalmaktan yüksek olmasıdır. Bu maliyet genellikle tek bir büyük engelden değil, küçük ve dağınık bağımlılıklardan oluşur:

• Veri: Ürün, sipariş ve müşteri kayıtlarını kullanılabilir bir dosya olarak alamıyorsanız yeni sistemde her şeyi elle girmeniz gerekir.
• Adres: Mağazanız sağlayıcının alt alan adında yayındaysa, yıllarca biriken arama görünürlüğü o adresle birlikte orada kalır.
• Hesaplar: Sanal POS, pazaryeri bağlantıları veya reklam ölçümü sağlayıcının adına açılmışsa, ayrıldığınızda bunları baştan kurarsınız.
• Takvim: Otomatik yenileme ve ihbar süresini kaçırırsanız, kullanmadığınız bir dönemin ücretini ödersiniz.

Bu dört bağımlılığın hiçbiri tek başına kötü niyet göstergesi değildir. Ama hepsi sözleşmede ve panelde önceden görülebilir. Sorun, çoğu işletmenin bunlara ayrılmaya karar verdiği gün bakmasıdır. Altyapı seçerken sorulacak diğer sorular için e-ticaret altyapısı nasıl seçilir yazısındaki "geçiş ve çıkış" bölümüne bakabilirsiniz.

Veri sahipliği: sözleşmede hangi cümleyi arayın?

Önce hukuki çerçeveyi doğru kuralım. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), müşterilerinizin kişisel verilerini kimin hangi sıfatla işlediğini tanımlar. Kanun metninde "veri işleyen", veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına veri işleyen kişi olarak tanımlanır (m.3). Kendi mağazanızı bir altyapı üzerinde işlettiğinizde, tipik durumda müşteri verisinin sorumlusu siz, altyapı sağlayıcısı ise veri işleyen konumundadır.

Kanunun 12. maddesi, verilerin başka bir kişi tarafından sizin adınıza işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte müştereken sorumlu olduğunuzu söyler. Yani sağlayıcı seçmek bu sorumluluğu ortadan kaldırmaz.

Gözden kaçan nokta şu: KVKK'da verilerinizi bir sağlayıcıdan alıp başka birine taşımanızı sağlayan bir "veri taşınabilirliği" maddesi yoktur. Kanun silme ve yok etme gibi yükümlülükleri düzenler (m.7), ama işletmenizin verisini çıkışta hangi biçimde geri alacağınızı söylemez. Çıkış hakkınız sözleşmeden doğar. Sözleşmede yazmıyorsa, çıkışta size ne verileceği sağlayıcının o günkü tercihine kalır.

Bu yüzden sözleşmede şu üç ifadeyi arayın:

• Ürün, sipariş, müşteri ve içerik verilerinin size ait olduğunu açıkça söyleyen bir cümle.
• Abonelik bittiğinde verileri ne kadar süre içinde ve hangi yolla dışa aktarabileceğinizi belirten bir cümle.
• Fesihten sonra verilerin ne zaman silineceğini ve yedeklerde ne kadar kalacağını anlatan bir cümle.

Bu yazı hukuki görüş değildir; sözleşmenizin kendi durumunuza etkisi için bir hukuk danışmanına danışın.

Sağlayıcınıza sorun: çıkış için 12 soru

Aşağıdaki soruları teklif aşamasında, yazılı olarak sorun. Cevap "çıkarken hallederiz" ise, bunu sözleşmeye bir madde olarak eklemesini isteyin. Mevcut sağlayıcınızla çalışıyorsanız da aynı listeyi kullanabilirsiniz; ayrılmaya karar vermeden önce cevapları bilmek pazarlık gücü verir.

Veri

1. Ürün, sipariş ve müşteri verisi kime aittir? Bu, sözleşmede yazılı mı?
2. Çıkışta hangi veriler, hangi dosya biçiminde (CSV, Excel, XML) teslim edilir? Varyant, barkod, kategori ve özellik alanları dahil mi?
3. Ürün görselleri toplu olarak ve özgün çözünürlükte verilir mi?
4. Dışa aktarma ücretli mi, kaç günde hazırlanır?

Adresler

5. Alan adı kimin adına kayıtlı, kayıt firmasındaki hesap kimde?
6. Ürün ve kategori adreslerinin tam listesini alabilir miyim?
7. Sağlayıcının alt alan adıyla satıyorsam, çıkıştan sonra o adres yeni siteme yönlendirilir mi?

Hesaplar ve erişim

8. Sanal POS, pazaryeri ve ölçüm hesapları kimin adına açık?
9. Verilerime panelden veya bir API üzerinden kendim erişebilir miyim?

Sözleşme

10. Otomatik yenileme var mı, fesih ihbarı kaç gün önce yapılmalı?
11. Fesihten sonra veriler kaç gün saklanır, sonra silinir mi? Yedeklerde ne kadar kalır?
12. Tema ve tasarım kimin? Yeni altyapıya taşınabilir mi?

Alan adı ve adresler: arama görünürlüğünü kim taşır?

Çıkışta en pahalı kayıp çoğu zaman veriden değil, adreslerden gelir. Arama motorlarının yıllar içinde tanıdığı ürün ve kategori sayfaları, yeni sitede karşılıksız kalırsa ziyaretçi hata sayfasına düşer.

Burada iki durum birbirinden çok farklıdır:

• Kendi alan adınızda satıyorsanız, alan adı sizinle gelir. Yeni altyapıda eski adresleri yeni adreslere kalıcı (301) yönlendirmeyle bağlarsınız. Bunun için çıkıştan önce eski sitedeki tüm adreslerin listesine ihtiyacınız olur; site haritası (sitemap.xml) bu listenin en kolay kaynağıdır.
• Sağlayıcının alt alan adında satıyorsanız (örneğin magazaniz.saglayici.com), o adres sağlayıcıya aittir. Çıkıştan sonra yönlendirme yapılıp yapılmayacağı onun kararıdır. Uzun vadeli düşünüyorsanız ilk günden kendi alan adınızı kullanın.

Yönlendirmeyi ne kadar süre tutmanız gerektiğini Google açıkça söylüyor: site taşıma rehberine göre yönlendirmeleri mümkün olduğunca uzun süre korumalısınız ve bu süre genellikle en az bir yıldır. 301 haritasının satır satır nasıl kurulduğunu e-ticaret altyapısı değiştirme rehberinde anlattık.

Bir de alan adı kaydının kendisini kontrol edin. Kayıt sizin şirketiniz adına mı, yoksa kurulumu yapan firma adına mı? Kayıt firmasının paneline siz girebiliyor musunuz? Yenileme tarihini kim takip ediyor? Bu soruların cevabı "sağlayıcı" ise, ayrılmadan önce alan adını kendi hesabınıza aldırın.

Ürün verisi ve görseller: dosya mı, kullanılabilir dosya mı?

"Verilerinizi dışa aktarabilirsiniz" cümlesi tek başına yeterli değildir. Asıl soru, alacağınız dosyanın yeni altyapıya yüklenebilir olup olmadığıdır. Bir ürün listesi dosyası şu alanları taşımıyorsa yeni sistemde büyük ölçüde elle tamamlama yaparsınız:

• Varyantlar ve ana ürüne bağlantıları (renk, beden gibi eksenler)
• Barkod ve stok kodu (SKU); barkodun pazaryerinde neden kritik olduğunu barkod ve GTIN yazısında anlattık
• Kategori yolu, marka ve ürün özellikleri
• Açıklama metni, biçimlendirmesiyle birlikte
• Görsel bağlantıları ve görsellerin sırası

Görseller ayrı bir başlıktır. Dosyada yalnız görsel bağlantısı varsa ve o bağlantılar sağlayıcının sunucusunu gösteriyorsa, aboneliğiniz bittiğinde bağlantılar çalışmayı bırakabilir. Görselleri toplu olarak ve özgün çözünürlükte ne zaman alabileceğinizi sorun; gerekirse çıkıştan önce kendi arşivinize indirin.

Siparişler ve müşteri kayıtları için de aynı mantık geçerlidir. Geçmiş siparişler muhasebe, iade ve müşteri hizmeti için lazım olur. Müşteri listesini taşırken de KVKK yükümlülükleriniz devam eder. Göç sırasında hangi alanların sessizce düştüğünü ürün göçünde ne kaybolur yazısında ayrıntılı ele aldık.

Ödeme, pazaryeri ve ölçüm hesapları kimin adına?

Altyapıdan bağımsız yaşaması gereken hesaplar vardır. Bunlar sizin adınıza açılmışsa altyapı değiştirmek bir bağlantı değişikliğidir. Sağlayıcı adına açılmışsa yeniden başvuru, yeniden onay ve yeniden kurulum demektir.

• Sanal POS ve ödeme kuruluşu: Anlaşma doğrudan sizin şirketinizle mi, yoksa sağlayıcının ortak hesabı üzerinden mi? Paranın hangi hesaba aktığına bakın. POS anlaşmasını taşırken nelere dikkat edileceğini sanal POS değiştirme yazısında anlattık.
• Pazaryeri bağlantıları: İlanlarınız pazaryerindeki kendi satıcı hesabınızda durur. Altyapı bu hesaba sizin verdiğiniz API bilgileriyle bağlanır. Bağlantıyı kesmek ilanları silmez, ama stok ve fiyat güncellemesi o andan itibaren durur. Yeni altyapıyı bağlayana kadar aradaki günleri planlayın. Entegratör ile entegrasyonlu altyapı arasındaki farkı bu karşılaştırmada bulabilirsiniz.
• Ölçüm ve reklam: Analytics, etiket yöneticisi ve reklam pikseli hesapları sizin hesaplarınız olmalı. Sağlayıcının hesabındaysa geçmiş verileriniz de orada kalır.

Aşağıdaki harita, bir mağazanın varlıklarını çıkış açısından üç gruba ayırıyor. Amaç, ortadaki sütunu küçük ve yazılı, sağdaki sütunu da bilinçli tutmak.

Fesih maddeleri: süre, yenileme ve silme

Sözleşmenin en sıkıcı görünen bölümü, çıkış gününün takvimini belirler. Şu maddeleri işaretleyin ve tarihleri takviminize yazın:

• Dönem ve yenileme: Sözleşme aylık mı, yıllık mı? Dönem sonunda kendiliğinden yenileniyor mu?
• İhbar süresi: İptal bildirimini dönem bitmeden kaç gün önce, hangi kanaldan (e-posta, panel, yazılı) yapmalısınız?
• Fiyat değişikliği: Zam ne kadar önceden bildirilir, mevcut dönemi etkiler mi?
• Veri saklama penceresi: Fesihten sonra verileriniz kaç gün erişilebilir kalır? Bu süre dışa aktarma için yeterli mi?
• Silme: Pencere bitince veriler siliniyor mu? Silindiğini yazılı olarak teyit ediyorlar mı?

Silme maddesi yalnız sağlayıcının değil, sizin de işinize yarar. Müşteri verisinin sorumlusu olarak, eski sağlayıcıda gereksiz yere kalan kişisel veri sizin de sorumluluğunuzdadır. Bazı kayıtların ise silinemeyeceğini bilin. Fatura ve muhasebe belgeleri gibi kayıtlar, ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Bu sürelerin ayrıntısı için mali müşavirinize danışın.

Aynı sorular, Mubido'nun cevapları

Listeyi başkalarına önerip kendimize uygulamamak dürüst olmazdı. Cevaplar kullanım şartlarımıza ve paneldeki mevcut özelliklere dayanıyor. Henüz netleşmemiş maddeleri de öyle bırakıyoruz.

En zayıf olduğumuz satırı ayrıca belirtelim: siparişlerin ve kataloğun tamamını panelden tek tuşla indiremiyorsunuz. Bu satırı tabloya bu yüzden ayrı yazdık. Tersi yöndeki taşınmada, yani başka bir altyapıdan Mubido'ya gelirken, kurulumu biz yapıyoruz ve ilk ürün aktarımında yardımcı oluyoruz; nasıl yürüdüğünü geçiş sayfasında anlattık. Paneldeki özelliklerin tam listesi özellikler sayfasında.